Üldvolikiri peab vastama järgmistele nõuetele:
on antud tööstusomandi esemele õiguskaitset taotleva isiku (edaspidi taotleja) või õiguskaitset omava isiku (edaspidi omaniku) poolt vahetult ühe või mitme patendivoliniku nimele;
on antud mitme sama või eri liiki tööstusomandi eseme õiguskaitsealaste toimingute tegemiseks Patendiametis;
mitme patendivoliniku korral on kõigile neile antud ühesuguse kestuse ja ulatusega volitus ning igaüks neist tohib esindada taotlejat või omanikku iseseisvalt.
Üldvolikirja originaaleksemplar esitatakse registreerimiseks Patendiameti vastuvõtuosakonnale vahetult kohapeal või posti teel. Selle võib panna ka Patendiameti taotluste postkasti, mis on avatud ööpäev läbi.
E-posti teel üldvolikirju registreerimiseks vastu ei võeta.
Posti teel esitatud või taotluste postkasti pandud üldvolikirjale peab lisama kaaskirja üldvolikirja registreerimise sooviavaldusega.
Üldvolikirja peab registreerima enne selle alusel Patendiametis õiguskaitsealaste toimingute tegemist.
Vastuvõtuosakond omistab vastuvõetud üldvolikirjale registreerimisnumbri. Registreerimisnumbriks saab üldvolikirjale järjestikuse numeratsiooni põhimõttel antud saabumise järjekorranumber. Registreerimisnumber ja registreerimise kuupäev kantakse templiga üldvolikirjale. Üldvolikiri skaneeritakse ja tagastatakse esitajale.
Registreeritud üldvolikirja alusel esindamise korral peab patendivolinik viitama tööstusomandi õiguskaitse taotluses või, kui üldvolikiri registreeritakse pärast taotluse esitamist, teatama volikirja esitamise tähtpäevaks vastavat menetlustoimingut tegevale menetlusosakonnale või infoosakonna registrite ja kaitsedokumentide büroole üldvolikirja registreerimisnumbri.
Küsimuste tekkimisel palume pöörduda Patendiameti vastuvõtuosakonda.